Efficiënt vergaderen

Als ik het nieuws mag geloven hebben we tegenwoordig voor elk dingetje op kantoor wel een bijeenkomst,  we vergaderen ons wat af. Met deze blog  wil het ik het met jullie hebben over hoe je zo efficiënt mogelijk kan vergaderen zodat je kan voorkomen dat vergaderingen te lang duren of in een e-mail hadden gekund. Maar wat is vergaderen nou eigenlijk en waar vergader je als bedrijf?

Wat is vergaderen?

Ik denk dat we allemaal wel een idee hebben van wat vergaderen is. Het is het samenkomen van collega’s waarbij doelen en thema’s worden besproken. Belangrijk bij een vergadering is een goede voorzitter die zorgt ervoor dat de afgesproken agenda aanbod komt en voorkomt chaos. Er zijn verschillende soorten vergadervormen handig is om vooraf iedereen op de hoogte te stellen van de vorm van de vergadering. Is het bijvoorbeeld een brainstorm middag dan heb je een andere vergaderingsvorm nodig dan een instructieve vergadering. Als alle deelnemers de bedoeling van de vergadering weten dan voorkom je dat mensen niet weten met welk doel ze daar zitten. Twee dagen voor de vergadering is het gewenst om de deelnemers op de hoogte stellen van de vergadervorm en de agendapunten. Hiermee creëer je rust, orde en kunnen de deelnemers zich goed voorbereiden.

De locatie

De locatie van een vergadering is ook belangrijk. Een vergadering kan zowel binnen het bedrijf als op een externe locatie. De vergaderlocatie moet voldoen aan de wensen van de bijeenkomst. Een externe vergaderlocatie kan voor nieuwe inspiraties zorgen nog  een voordeel is dat je niet gestoord kan worden door werkzaamheden. Daar komt nog bij dat op de locatie alles wordt verzorgt je hebt bijvoorbeeld geen omkijken naar thee, koffie, water of andere hand en spandiensten. Het komt vaak voor dat je gebruik maakt van een vergaderruimte op kantoor. Dat is nou eenmaal het makkelijkst omdat iedereen meestal op kantoor aanwezig is.

Wat past?

Maak voor dat de vergadering begint duidelijk hoe je wil vergaderen en wat heeft de vergadering nodig. Hebben jullie het nodig om even weg te zijn van kantoor, kijk dan bijvoorbeeld naar een externe locatie. Er zijn genoeg bedrijven die op locatie vergaderingen faciliteren. Maar is dat te onrustig voor iedereen om van locatie te wisselen. Bovendien kost dit onnodig veel tijd dan blijf kies je een locatie op kantoor. Het is wel belangrijk dat de ruimte goed is en dat er genoeg plek is voor iedereen om fijn te zitten. Als je de vergadering goed voorbereid dan kan je zo efficiënt mogelijk vergaderen.

 

Posts created 36

Geef een reactie

Gerelateerde berichten

Type je zoekwoorden hierboven en druk op Enter om te zoeken. Druk ESC om te annuleren.

Terug naar boven